طبقه بندی اطلاعات در سيستم حسابداری

طبقه بندی اطلاعات در سيستم حسابداری

طبقه بندی اطلاعات در سيستم حسابداری به شكل زير ميباشد.

حسابها به دو دسته اصلي حسابهاي دائم(ترازنامه اي) و حسابهاي موقت(سود و زياني) تقسيم ميگردند. سرفصل هاي دائـم سر فصلهايي هستند كه مـانده آنها در انتهـاي دوره به دوره مـالي بعد منتقـل مي گردد. اين سرفصل ها به سه گروه اصلي حسابهاي دارائي ، بدهي و سرمايه تقسيم ميگردند. سرفصل هاي مـوقت سرفصل هايي هستند كـه مانده آنها در انتهـاي دوره به دوره مالي بعد منتقل نمي شود. اين سرفصل ها به دو گروه اصلي حسابهاي هزينه و فروش تقسيم ميگردند. پنج گروه اصلي حسابها به 13 گروه جهت مراكز تجاري و 15 گروه در ويرايش صنعتي تقسيم بندي شده اند كه به توضيح اجمالي اين گروه ها ميپردازيم.

گروه هاي تجاري: كليه عمليات مالي در يك موسسه تجاري به 13 گروه مختلف تفكيك شده است. شرح اين سيزده گروه از قرار زير است :

        دارايي جاري: پول نقد يا هرگونه دارايي كه تبديل آنها به شكل نقد كمتر از يك سال يا يك دوره مالي صورت پذ‌‌يرد دارايي هاي جاري خوانده مي شوند. براي مثال پول نقد ، حساب‌‌هاي صندوق ، حساب‌‌هاي بانكي ، اسناد دريافتني كوتاه مدت ، پيش پرداختها و ... در اين گروه قرار مي گيرند.

        دارايي ثابت:  دارايي هايي كه غير منقول هستند و تبديل آنها به وجوه نقد در يك دوره مالي و يا يك سال صورت نمي گيرد دارائي هاي ثابت مي باشند. مانند : زمين ، ماشين آلات و ....

        موجودي كالا:  دارايي هايي كه در موسسه دائما جهت سودآوري موسسه خريد و فروش مي‌‌شوند در اين گروه دسته بندي مي گردند. تفكيك اين دارايي‌‌ها از انواع ديگر دارايي‌‌ها در انجام عمليات حسابداري از اهميت فوق العاده‌‌اي برخوردار است. با خريد كالا جهت فروش ، ارزش سرفصل‌‌هاي اين گروه افزوده مي شود و با فروش اين كالاها ارزش حساب‌‌ها كاسته مي گردد. اين گروه نمايشگر ارزش كالاي موجود در انبار مي‌‌باشد.

        ساير دارايي‌‌ها:  دارايي‌‌هايي كه در سه گروه قبل نمي گنجند به عنوان ساير دارايي‌‌ها تلقي خواهند شد. به عنوان مثال امتيازهاي خريد يا فروش ، سرقفلي ، حق الاختراع و ... در اين گروه قرار مي گيرند.

        بدهي كوتاه مدت:  بدهي هايي كه سررسيد پرداخت آنها در كمتر از يك سال منقضي مي شود بدهي‌‌هاي كوتاه مدت مي‌‌باشند. مانند اسناد پرداختني كوتاه مدت ، بدهي بابت آب و برق و گاز و....

        بدهي دراز مدت:  بدهي هايي كه سررسيد پرداخت آنها بيش از يك سال و يا يك دوره مالي است بدهي‌‌هاي دراز مدت يا بلند مدت ناميده مي شوند.

        سهام و سرمايه:  حساب‌‌هاي سرمايه اوليه ، افزايش يا كاهش سرمايه ، ذخيره هاي سنواتي و ... در گروه سهام و سرمايه قرار مي گيرند.

        درآمدها:  سرفصل هايي كه مربوط به درآمدهاي حاصل از خدمات مي‌‌باشند را بايد در اين گروه قرار داد. توجه داشته باشيد كه سرفصل‌‌هاي درآمد را از سرفصل‌‌هاي فروش كالا جدا نماييد. ماهيت هر دو گروه به گونه اي است كه هر دو به يك شكل عمل مي نمايند با اين تفاوت كه گروه درآمد با گروه موجودي كالا مرتبط نمي‌‌باشد اما در گروه فروش كالا اين ارتباط جهت كاهش ارزش موجودي كالا وجود دارد.

        فروش:  كليه حساب‌‌هاي فروش كالا را در اين گروه طبقه بندي كنيد. به مطلب عنوان شده در قسمت قبل (‌‌درآمدها‌‌) نيزتوجه داشته باشيد.

        قيمت تمام شده كالاي فروش رفته:  به ازاي هريك از سرفصل‌‌هاي ايجاد شده در گروه موجودي كالا يك سرفصل در اين گروه ايجاد نماييد. با ثبت اطلاعات به اين روش كليه پارامترهاي مورد نياز طبقه بندي شده و براي محاسبه گزارش سود و زيان در جاي خود قرار خواهند گرفت.

        هزينه ها:  كليه حساب‌‌هاي هزينه را در اين گروه جاي دهيد

        جاري اشخاص:  گروه جاري اشخاص جهت اشخاص حقيقي يا حقوقي كه به شكلي با موسسه عمليات مالي انجام مي‌‌دهند ، در نظر گرفته شده است. اين اشخاص در مقاطع زماني مختلف مي‌‌توانند بدهكار و يا بستانكار باشند و از ديدگاه حسابداري ماهيت خود را با انجام عمليات روزانه تغيير دهند. خاصيت گروه جاري اشخاص اين است كه در مقطع گزارش گيري ترازنامه يا سود و زيان ماهيت حساب اين اشخاص بنا به وضعيتي كه دارا مي‌‌باشد ، تغيير مي‌‌نمايد و نيازي به انتقال حساب به صورت دستي از يك گروه به گروه ديگر نمي باشد.

        حسابهاي انتظامي: گروه حسابهاي انتظامي جهت ثبت اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي گيرندكه در عمليات مالي سازمان نقشي را ايفا نمي‌‌كنند. حساب‌‌هايي از قبيل حق امتياز ، ضمانت ها و... حساب‌‌هايي هستند كه در اين گروه قرار مي‌‌گيرند. توجه داشته باشيد كه هنگام ثبت يك حساب انتظامي در سند طرف حساب هم حتما يك حساب انتظامي باشد. سيستم حسابداري سامان هيچ‌‌گونه كنترلي در صحت ثبت اطلاعات حساب‌‌هاي انتظامي ندارد و كاربران بايد در هنگام استفاده از اين گونه حساب‌‌ها دقت كافي مبذول دارند ، در غير اين صورت در گزارش‌‌هاي مالي اشكالاتي پيش آمده و تراز نخواهند شد.

گروه هاي صنعتي:  در مقايسه با حسابداري تجاري ، حسابداري صنعتي از پيچيدگي بيشتري برخوردار مي‌‌باشد. در حسابداري صنعتي علاوه بر عمليات جاري در حسابداري تجاري نياز به ثبت اطلاعات توليد و هزينه هاي آن نيز مي باشد. كليه عملياتي را كه در حسابداري صنعتي با آن روبرو خواهيم شد را به 15 گروه تقسيم بندي نموده ايم. از اين 15 گروه 10 گروه آن مشابه گروه هاي بحث شده در بخش گروه هاي تجاري مي باشد بنابراين در اين قسمت به شرح 5 گروه ديگر مي پردازيم.

        موجودي مواد اوليه:  ارزش مواد خام و اوليه كه براي توليد يك محصول به كار گرفته مي شوند در اين گروه ثبت مي‌‌گردد.

        موجودي كالاي در جريان ساخت:  ارزش مواد اوليه + كارگر مستقيم + سربار كارخانه ، در اين گروه ثبت مي شود.

        موجودي كالاي ساخته شده:  مجموع ارزش مواد و هزينه جذب شده جهت توليد يك محصول ، ارزش موجودي كالاي ساخته شده است.

        قيمت تمام شده كالاي فروش رفته:   به ازاي هر محصول يك سرفصل در اين گروه موجود خواهد بود. هنگام فروش ارزش كالاي ساخته شده جذب اين سرفصل ميگردد.

        هزينه ها:  كليه هزينه هاي غير مستقيم و غير توليدي در اين گروه جاي مي گيرند. توجه داشته باشيد كه در حسابداري صنعتي هزينه هايي كه با توليد به طور مستقيم درگير مي‌‌شوند افزايش دهنده دارايي محسوب شده و تا زمان فروش جزء دارايي موسسه خواهند بود. هزينه هاي جذب نشده توليد، نيز، تحت اين گروه تعريف ميگردند.